Les réinscriptions dérogatoires

Inscription dérogatoire au-delà de la 3ème année
 

Le dépassement de la durée réglementaire de thèse doit être dûment justifié, en précisant l’état d’avancement des travaux et les raisons du retard.
Rappel : Selon l’arrêté du 25 mai 2016, Art. 14.

La préparation du doctorat, au sein de l'école doctorale, s'effectue en règle générale en trois ans en équivalent temps plein consacré à la recherche. Dans les autres cas, la durée de préparation du doctorat peut être au plus de six ans. La durée de la formation doctorale du doctorant en situation de handicap peut être prolongée par le chef d'établissement sur demande motivée du doctorant.
Si le doctorant a bénéficié d'un congé de maternité, de paternité, d'un congé d'accueil de l'enfant ou d'adoption, d'un congé parental, d'un congé de maladie d'une durée supérieure à quatre mois consécutifs ou d'un congé d'une durée au moins égale à deux mois faisant suite à un accident de travail, la durée de la préparation du doctorat est prolongée si l'intéressé en formule la demande.
Des prolongations annuelles peuvent être accordées à titre dérogatoire par le chef d'établissement, sur proposition du directeur de thèse et après avis du comité de suivi et du directeur d'école doctorale, sur demande motivée du doctorant. La liste des bénéficiaires de ces dérogations est présentée chaque année au conseil de l'école doctorale et transmise à la commission de la recherche du conseil académique ou à l'instance qui en tient lieu dans les établissements concernés. A titre exceptionnel, sur demande motivée du doctorant, une période de césure insécable d'une durée maximale d'une année peut intervenir une seule fois, par décision du chef d'établissement où est inscrit le doctorant, après accord de l'employeur, le cas échéant, et avis du directeur de thèse et du directeur de l'école doctorale. Durant cette période, le doctorant suspend temporairement sa formation et son travail de recherche, mais peut demeurer inscrit, s'il le souhaite, au sein de son établissement. Cette période n'est pas comptabilisée dans la durée de la thèse. L'établissement garantit au doctorant qui suspend sa scolarité son inscription au sein de la formation doctorale à la fin de la période de césure.


La demande de dérogation pour une inscription en 4e année (ou plus) doit suivre les recommandations du document intitulé Justificatifs de la demande de dérogation. Ce courrier devra présenter très clairement les raisons du retard, en incluant un cumul d’activité ou d’arrêt de travail sous forme de tableau.
  • pour solliciter une inscription dérogatoire pour une 4 ème année, vous devez déposer avant le 30 septembre 2019 via ecandidat :http://ecandidat.univ-cotedazur.fr
    • le formulaire de demande de dérogation à la durée de préparation du doctorat, disponible dans les documents téléchargeables avec avis circontancié du directeur de thèse et  visa du directeur de laboratoire
    • une mise à jour de la convention de formation incluant le tableau de suivi des formations doctorales avec tous les justificatifs nécessaires. Notez que la fiche de suivi des formations est CUMULATIVE (reporter d'une année sur l'autre l'ensemble des formations suivies ainsi que l'ensemble des justificatifs).
    • un rapport d'activité de minimum 5 pages et maximum 15 pages présentant l’état d’avancement de la thèse autour de 7 rubriques ( à établir à la suite du document ci-dessous)
      • Cadrage théorique
      • Matériaux et sources utilisés, si pertinent
      • Méthodes de recueil des données et d’analyse
      • Résultats partiels
      • Références bibliographiques (les références listées doivent être insérées dans le corps du texte). Une bibliographie complète n'est pas utile.
      • Difficultés spécifiques ressenties
      • Soutiens accordés par le laboratoire au cours de l’année
    • Rapport du comité de suivi de thèse, dont la conclusion devra être inscrite sur le formulaire de dérogation (utiliser la grille qui se trouve dans votre convention de formation doctorale)
    • un courrier exposant les raisons de son retard, accompagnée des pièces justificatives (attestation d’employeur, certificat médical,…). Dans le cas d’un emploi, merci de fournir une attestation de l’employeur indiquant le temps de travail à temps plein ou temps partiel cumulé depuis le début du doctorat. Pour les enseignants vacataires, fournir une attestation du nombre d’heures de cours enseignées depuis le début du doctorat. Dans le cas d’un problème de santé, fournir un certificat médical indiquant la durée de l’arrêt de travail ou le cumul des certificats médicaux depuis le début du doctorat. Dans le cas d’un retard lié aux difficultés matérielles rencontrées pendant la thèse (e.g., panne matérielle, retard dans les fouilles archéologiques), fournir un courrier explicatif détaillé exposant le retard. Le courrier présentant la demande de dérogation devra exposer très clairement les raisons du retard, en incluant un cumul d’activité ou d’arrêt de travail sous forme de tableau récapitulatif. Le cumul indiquera le nombre de mois des périodes qui ont contribué au retard (sauf heures de vacations dont le cumul sera simplement horaire). Dans tous les cas, joindre les justificatifs (travail et/ou maladie) à la demande.
    • Pour la réinscription en 4e année, le directeur de thèse demandera au doctorant de fournir un plan détaillé et l’équivalent d’un tiers rédigé du futur document de thèse (correspondant à un tiers de la version finale), qui seront transmis à l’École Doctorale.
    • Au-delà de la 4e année de thèse, toute demande de réinscription supplémentaire devra être accompagnée de la production de chapitres ou parties de thèse complètement rédigés (correspondant aux deux tiers de la thèse) et le doctorant devra fournir un calendrier précis d’achèvement du travail en vue de la soutenance et s’engager sur une date précise (mois/année) pour la soutenance.
    • les étudiants qui ont achevé la rédaction de leur thèse (après interruption dans les inscriptions) peuvent demander une réinscription dérogatoire pour soutenance dans un délai de trois mois avant la soutenance.  Dans ces conditions, le jury doit être désigné et les rapporteurs pressentis doivent avoir accepté de rapporter. Nota Bene : Cette réinscription implique bien les frais habituels liés à l'inscription administrative standard (les frais sont strictement identiques à une inscription normale, peu importe le moment de la soutenance).
 

NB : SCANS/PDF – Les documents issus de logiciels (e.g., WORD, ADOBE) doivent être imprimés en PDF depuis le logiciel et non scannés dans un copieur. Les photographies de documents (par exemple par un téléphone) ne sont pas autorisées. Les documents doivent être scannés à plat proprement par un scanneur offrant une bonne résolution.
 

ATTENTION: les demandes dérogatoires doivent être étudiées par le bureau de l'ED, et cette la démarche peut prendre plusieurs semaines.